De ce o foaie de calcul pentru gestiunea stocurilor
Intr-un document Word poti scrie: "Avem Paracetamol 500mg, lot A2201, expira 15.11.2026, 120 cutii." Corect gramatical, dar daca ai 300 de produse scrise asa, nu poti cere programului "arata-mi toate produsele care expira in urmatoarele 30 de zile" — ar trebui sa citesti manual tot textul. Intr-o foaie de calcul, aceeasi informatie sta pe un rand, impartita in coloane separate (Denumire, Lot, Termen valabilitate, Cantitate), iar sortarea sau filtrarea dupa oricare coloana dureaza cateva secunde.
Daca informatia are sens ca propozitie continua (o procedura, o scrisoare, un anunt) — foloseste procesorul de texte (Word). Daca informatia se repeta in randuri asemanatoare, cu aceleasi tipuri de date pe fiecare rand (un produs pe rand, aceleasi coloane pentru toate) — foloseste foaia de calcul (Excel).
Structura evidentei de stocuri: ce coloane are
Cod produs — un identificator unic (ex. cod intern sau cod de bare)
Denumire comerciala — numele produsului asa cum apare pe cutie
Substanta activa — denumirea substantei, utila pentru cautare dupa echivalente
Forma farmaceutica — comprimate, sirop, unguent, fiole etc.
Lot (serie) — codul de lot al fiecarei loturi primite (produse identice pot avea loturi diferite, cu termene diferite)
Termen de valabilitate (TVL) — data calendaristica pana la care produsul poate fi vandut
Cantitate — numar de unitati (cutii, flacoane) aflate pe stoc
Pret achizitie si Pret vanzare cu amanuntul — sumele de referinta ale gestiunii
Furnizor — de la ce depozit farmaceutic a venit lotul
Substanta activa (numita si DCI — Denumire Comuna Internationala) este ingredientul farmacologic real dintr-un medicament, spre deosebire de denumirea comerciala, care difera de la un producator la altul. De exemplu, Paracetamol, Panadol si Efferalgan au toate aceeasi substanta activa: paracetamol. Daca substanta activa are propria coloana, poti filtra sau cauta instant toate produsele cu aceeasi substanta, chiar daca denumirile comerciale sunt complet diferite — esential cand un produs lipseste din stoc si trebuie oferit un echivalent cu aceeasi substanta activa.
Celula — o singura casuta, la intersectia unui rand cu o coloana (ex. celula D2 este la intersectia coloanei D cu randul 2).
Referinta celulei — adresa ei, formata din litera coloanei si numarul randului (D2, nu 2D).
Foaie de lucru (sheet) — o singura "pagina" de calcul tabelar, vizibila ca eticheta la baza ferestrei Excel.
Registru de lucru (workbook) — fisierul Excel intreg, care poate contine mai multe foi de lucru (ex. o foaie "Stocuri" si o foaie "Comenzi").
Tipuri de date in Excel — si cum le recunosti dupa aspect
Priveste spre ce margine a celulei "se lipeste" valoarea imediat dupa ce apesi Enter: stanga = text, dreapta = numar sau data. Este cea mai rapida verificare din priviri, pentru ca nu trebuie sa deschizi niciun meniu. Atentie insa: alinierea este doar cea implicita — poate fi suprascrisa manual (butoanele Align Left/Right din fila Home), asa ca un numar sau o data aliniate manual la stanga tot raman numar sau data pe dinauntru. Cand ai dubii, verificarea sigura este caseta Number Format din fila Home (arata "General", "Text", "Date" etc. pentru celula selectata).
Introducerea corecta a datei calendaristice
1. Fa clic pe celula (ex. E2, coloana Termen de valabilitate).
2. Scrie data respectand formatul asteptat de calculator — in mod obisnuit, pe un calculator setat pentru Romania, formatul este zi.luna.an (ex. 15.11.2026).
3. Apasa Enter.
4. Verifica imediat alinierea: daca valoarea sare la dreapta celulei, Excel a recunoscut-o ca data reala. Daca ramane la stanga, a inteles-o ca text si trebuie corectata.
5. Pentru data de azi (utila la inregistrarea unei receptii), scurtatura Ctrl+; (Ctrl si punct-si-virgula) introduce automat data curenta a calculatorului, fara sa o mai tastezi.
Daca toate termenele de valabilitate dintr-o coloana sunt date reale, poti sorta intreaga evidenta crescator dupa aceasta coloana si vezi instant care produse expira primele. Daca macar o parte dintre ele sunt text (chiar daca "arata" la fel, ex. 15.11.2026 scris cu un spatiu la inceput), sortarea le va amesteca gresit printre celelalte, pentru ca Excel sorteaza textul dupa reguli alfabetice, nu calendaristice.
Cum recunosti: valoarea ramane lipita de marginea stanga a celulei, in loc sa sara la dreapta; caseta Number Format din fila Home arata "General" sau "Text" in loc de "Date"; incercarea de a sorta coloana dupa data nu ordoneaza corect randurile.
Cum repari: sterge continutul celulei (tasta Delete) si retasteaza data curat, fara spatii, respectand formatul zi.luna.an; confirma cu Enter si verifica alinierea la dreapta.
Pe cutiile de medicamente, termenul de valabilitate e scris aproape intotdeauna doar ca luna/an (ex. EXP 11/2026), fara zi exacta — produsul e considerat valabil pana in ULTIMA zi a acelei luni. Daca tastezi direct 11.2026 intr-o celula, Excel il intelege tacit ca 1 noiembrie 2026 (prima zi a lunii), nu ultima — o eroare de gestiune care ar scoate produsul din vanzare cu o luna mai devreme decat trebuie. Conventia corecta: scrie ultima zi a lunii imprimate (pentru noiembrie 2026, care are 30 de zile: 30.11.2026), ca sa reflecte data reala pana la care produsul poate fi vandut.
Daca tastezi 15.11.26 (anul din doua cifre), Excel completeaza singur secolul dupa o regula interna, fara sa te intrebe — nu te baza pe aceasta ghicire automata. Scrie intotdeauna anul complet, din 4 cifre (2026, nu 26), mai ales pentru termene de valabilitate care conteaza in gestiune.
Formatul descris in aceasta lectie (zi.luna.an) e cel mai frecvent pe calculatoarele romanesti, dar nu e garantat. Verifica rapid: scrie o data de test cu ziua si luna diferite intre ele (ex. 05.08.2026), apasa Enter si vezi daca sare la dreapta celulei — daca da, ai confirmarea formatului. Formatul regional se poate verifica si direct in Setari Windows → Ora si limba → Regiune.
Exemplu complet: cate zile mai are un lot pana la expirare
Lot AMOX-2201, termen de valabilitate 15.11.2026. Data de azi, in acest exemplu: 02.09.2026. Cate zile mai are lotul pana expira?
Zile ramase in septembrie (din 2 septembrie pana la 30 septembrie): 30 − 2 = 28 zile
Plus toata luna octombrie: 31 zile
Plus zilele din noiembrie, pana la 15: 15 zile
Total: 28 + 31 + 15 = 74 de zile pana la expirarea lotului.
Daca ambele date (termenul de valabilitate si data de azi) sunt introduse corect, ca date calendaristice reale, in doua celule diferite, scaderea celulei cu data mai devreme din cea cu data mai tarzie (data mai tarzie minus data mai devreme) calculeaza corect numarul de zile ramase — 74, ca in calculul de mai sus. Atentie insa la un detaliu care deruteaza multi incepatori: Excel mosteneste formatul de data al celor doua celule, asa ca la inceput rezultatul apare tot ca o data calendaristica (ceva de genul 14.03.1900), nu ca numarul 74. Ca sa vezi numarul de zile, trebuie sa schimbi manual formatul celulei rezultat in General sau Number (clic-dreapta pe celula → Format Cells → General). Modul exact de a scrie aceasta scadere ca formula in celula face parte din lectia urmatoare, dedicata formulelor. Aici retii principiul: o data adevarata se poate scadea; un text care arata ca o data, nu — dar rezultatul scaderii trebuie reformatat ca numar ca sa-l poti citi.
Practica ghidata: construiesti evidenta, pas cu pas
La baza ferestrei Excel, eticheta foii se numeste implicit "Sheet1". Fa dublu-clic pe aceasta eticheta, sterge textul si scrie Stocuri, apoi apasa Enter. O denumire clara ajuta cand registrul de lucru va avea mai multe foi (ex. si o foaie "Comenzi").
Fa clic pe celula A1 si scrie Cod, apasa Tab (muta selectia la celula din dreapta, B1) si scrie Denumire, apoi Tab si scrie Substanta activa, apoi Tab si scrie Lot, apoi Tab si scrie TVL, apoi Tab si scrie Cantitate, apoi Tab si scrie Pret. La final apasa Enter.
Fa clic pe celula A2 si completeaza randul folosind tasta Tab intre celule, la fel ca la pasul 2: cod produs (text), denumire (text), substanta activa (text), lot (text), termen de valabilitate (data, format zi.luna.an), cantitate (numar), pret (numar). Dupa ultima celula, apasa Enter — cursorul revine automat sub prima celula a randului urmator (A3), gata pentru urmatorul produs.
Cu cat adaugi mai multe produse, cu atat mai greu tii minte ce inseamna fiecare coloana dupa ce derulezi ecranul in jos. Din meniul View, alege Freeze Panes, apoi Freeze Top Row. Randul 1, cu numele coloanelor, ramane vizibil in partea de sus a ecranului indiferent cat de mult derulezi in jos.
Selecteaza toata coloana E (TVL) facand clic pe litera E din capul coloanei, apoi clic-dreapta si Format Cells (Formateaza celule) → categoria Date (Data) → alege formatul cu zi.luna.an → OK. Repeta pentru coloana G (Pret), de data aceasta alegand categoria Currency (Moneda) sau Number (Numar) cu doua zecimale. Aceasta formatare nu schimba valoarea din celula, doar felul in care este afisata.
Recapitulare si conexiuni
Structura pe coloane (Cod, Denumire, Substanta activa, Lot, TVL, Cantitate, Pret)
↓ fiecare celula are un
Tip de date (text — stanga; numar sau data — dreapta)
↓ datele calendaristice, introduse corect, devin
Numere in spate, care se pot sorta si scadea
↓ totul se construieste practic prin
Pasii din Excel: antet pe randul 1, Freeze Top Row, Format Cells
Acum ca evidenta de stocuri are o structura corecta si date introduse curat, lectia urmatoare arata cum se calculeaza automat pe baza lor: functii precum SUM (suma cantitatilor), AVERAGE (pretul mediu), COUNTIF si SUMIF (numarare si insumare dupa o conditie, ex. "cate produse expira in urmatoarele 30 de zile") si IF (o decizie automata, ex. marcarea produselor cu stoc scazut).
Fiecare informatie separata (denumire, lot, TVL) — coloana proprie, niciodata amestecata in aceeasi celula.
Aliniere stanga = text; aliniere dreapta = numar sau data — verificare rapida din priviri, dar poate fi suprascrisa manual; la dubii, verifici caseta Number Format din fila Home.
Data corecta = format zi.luna.an, fara spatii; Ctrl+; introduce data curenta instant.
Freeze Top Row = antetul ramane vizibil la derulare pe randuri multe.
Format Cells schimba doar afisarea (moneda, data), nu valoarea reala din celula.