Invatare Atomica

Aplicatie practica — Deviz si oferta tehnica in Excel

Progres lectie:
0%
🎯

Obiectivul lectiei

Vei construi pas cu pas un deviz de materiale si o oferta de servicii tehnice complete in Microsoft Excel: vei introduce si formata date reale, vei calcula automat totaluri si TVA cu formule, vei folosi referinte absolute si relative, vei aplica formatare conditionala si vei genera o diagrama de structura costuri — exact asa cum se procedeaza intr-o firma tehnica sau de servicii.

Dupa aceasta lectie vei putea:

  • Sa construiesti o foaie de calcul structurata profesional (deviz, oferta, fisa de produs)
  • Sa scrii formule cu operatori aritmetici si sa folosesti functiile SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, IF
  • Sa aplici referinte relative si absolute ($) corect in calcule repetate
  • Sa formatezi celule (format numar, moneda, procent, aliniere, chenar) pentru un document de prezentare
  • Sa aplici formatare conditionala pentru a evidentia automat valorile critice
  • Sa creezi o diagrama coloana sau cerc care sa vizualizeze structura costurilor
  • Sa exporti documentul final in format PDF pentru livrare catre client

Incearca singur!

Provocare — inainte sa incepi:

Esti angajat la o firma de instalatii electrice. Seful tau iti cere un deviz estimativ pentru cablarea unui atelier: 5 tipuri de materiale, fiecare cu pret unitar si cantitate. La final trebuie sa apara totalul fara TVA, TVA (19%) si totalul cu TVA. Cum ai organiza aceasta foaie de calcul? Ce coloane ai pune? Noteaza mai jos structura pe care ti-o imaginezi, inainte sa citesti lectia.

💡 Ai nevoie de un indiciu?

Un deviz standard are intotdeauna aceleasi coloane: Nr. crt. | Denumire material/serviciu | U.M. | Cantitate | Pret unitar (fara TVA) | Valoare (= Cantitate x Pret unitar). La final, in randuri separate: Subtotal, TVA (19% din subtotal), Total general.

In Excel, valoarea se calculeaza automat: =C5*D5 (cantitate x pret). TVA = =subtotal*19% sau =subtotal*$B$1 daca procentul TVA este intr-o celula separata cu referinta absoluta.

1

1. Structura unui deviz de materiale — organizarea foii de calcul

Inainte de orice formula, proiectezi structura tabelului. Un deviz de materiale (document tehnic de estimare a costurilor) are intotdeauna aceleasi elemente, indiferent de firma sau domeniu.
Structura recomandata — Deviz materiale instalatii electrice

Randul 1 — titlu: DEVIZ ESTIMATIV MATERIALE — Cablare atelier productie (celula A1, unita prin Merge & Center pe A1:G1, font mare, aldine)

Randul 2 — subtitlu: firma, data, elaborat de (date de identificare a documentului)

Randul 4 — antet tabel (fond colorat, text alb sau inchis, bold):

A4: Nr. crt.   B4: Denumire material   C4: U.M.
D4: Cantitate  E4: Pret unitar (lei)   F4: Valoare (lei)   G4: Observatii

Randurile 5-9 — datele propriu-zise (o linie per material)

Randul 11 — Subtotal fara TVA: =SUM(F5:F9)

Randul 12 — TVA 19%: =F11*$B$1 (cota TVA in celula B1)

Randul 13 — TOTAL GENERAL: =F11+F12

Date exemplu — 5 materiale pentru cablare atelier
Nr.  Denumire                  U.M.  Cant.  Pret/U.M.  Valoare
1    Cablu electric CYY 3x1.5   m    120     3,20       =D5*E5
2    Doza ramificatie           buc    18     4,50       =D6*E6
3    Intrerupator bipolar       buc     6    12,80       =D7*E7
4    Tablou electric 12 module  buc     1   145,00       =D8*E8
5    Bride metalice set         set    10     8,60       =D9*E9
Regula cheie: coloana Valoare (F) se calculeaza intotdeauna prin formula, nu prin calcul manual. Daca modifici cantitatea sau pretul, valoarea se actualizeaza automat — acesta este avantajul esential al foii de calcul fata de un document Word sau o lista scrisa de mana.
2

2. Formule, referinte relative si absolute — calculul automat al valorilor

In Excel, o referinta relativa (ex. D5) se ajusteaza automat la copiere (devine D6, D7...). O referinta absoluta (ex. $B$1) ramane fixa indiferent unde copiezi formula. In devize si oferte, cota TVA sau un pret de referinta se pun intr-o celula fixa cu referinta absoluta.
Exemple de formule din devizul de materiale
Valoare material (F5):    =D5*E5
  la copiere in F6:       =D6*E6  (referinte relative, se ajusteaza corect)

Celula B1 contine:        19%     (cota TVA stocata separat)

Subtotal fara TVA (F11):  =SUM(F5:F9)

TVA (F12):                =F11*$B$1
  daca copiezi F12 in alta celula, $B$1 ramane fix (corect)

TOTAL GENERAL (F13):      =F11+F12
Functii utile in deviz si oferta

=SUM(F5:F9) — suma valorilor tuturor materialelor (subtotal fara TVA)

=AVERAGE(E5:E9) — pretul mediu unitar al materialelor din deviz

=MAX(F5:F9) — valoarea celui mai costisitor material

=MIN(F5:F9) — valoarea celui mai ieftin material

=COUNT(F5:F9) — numarul de pozitii completate in deviz

=IF(F5>100,"Valoare mare","OK") — eticheta automata in coloana G (observatii)

De retinut: parametrii care se pot schimba (cota TVA, adaos comercial, coeficient de manopera) se pun intotdeauna in celule separate cu referinta absoluta. O singura modificare actualizeaza intregul document.
3

3. Formatarea profesionala a devizului — celule, chenare, culori, formatare conditionala

Un deviz trimis unui client sau superiori trebuie sa arate profesional: coloane cu latimea potrivita, celule cu format numeric corect (moneda cu 2 zecimale), antet colorat, chenare vizibile si evidentierea valorilor critice prin formatare conditionala.
Pasi de formatare — in ordine recomandata

1. Latimea coloanelor: dublu-clic pe bordura antetului de coloana (intre literele A si B, de exemplu) pentru ajustare automata la continut (AutoFit). Sau trage manual la latimea dorita.

2. Format moneda pentru coloanele E si F: selectezi E5:F13 → Ctrl+1 (Format celule) → fila Numar → categorie Moneda → 2 zecimale → OK. Rezultat: 145,00 lei in loc de 145.

3. Antetul tabelului (randul 4): selectezi A4:G4 → fond albastru inchis → text alb → bold → aliniere centrata.

4. Randul TOTAL GENERAL (randul 13): fond galben sau portocaliu deschis, text bold — iese in evidenta vizuala imediat.

5. Chenare: selectezi A4:G13 → Ctrl+1 → fila Borduri → Contur gros exterior + linii interioare subtiri. Chenarele fac tabelul lizibil la tiparire si in PDF.

Formatare conditionala — evidentierea materialelor costisitoare

Selectezi F5:F9 (valorile materialelor) → meniu Acasa → Formatare conditionala → Reguli de evidentiere celule → Mai mare decat... → introdu 200 → alege format "Fond rosu, text rosu inchis" → OK.

Rezultat: orice material cu cost total peste 200 lei se coloreaza automat in rosu — util pentru a atrage atentia clientului sau managerului de proiect.

Poti adauga o a doua regula: valori sub 50 lei → fond verde (materiale cu impact bugetar mic).

Atentie: formatarea conditionala nu modifica valorile din celule, ci doar aspectul vizual. Daca valoarea se schimba (ex. cantitatea creste), culoarea se actualizeaza automat conform regulii stabilite.
4

4. Crearea diagramei — vizualizarea structurii costurilor

Dupa ce devizul este complet, adaugi o diagrama care sa comunice vizual structura costurilor. Clientul sau managerul vede dintr-o privire ce material consuma cel mai mult din buget.
Pasi — creare diagrama cerc (Pie chart) pentru structura costurilor

Pasul 1 — Selectezi datele: tii Ctrl apasat si selectezi B5:B9 (denumirile materialelor) si F5:F9 (valorile). Selectia ne-continua cu Ctrl evita includerea coloanelor din mijloc.

Pasul 2 — Inserezi diagrama: meniu Inserare → Diagrame → Diagrama cerc → Cerc 2D simplu (Pie). Excel genereaza automat diagrama cu legenda.

Pasul 3 — Adaugi etichete de date: clic-dreapta pe diagrama → Adaugare etichete de date → clic-dreapta pe etichete → Formatare etichete date → bifezi optiunea Procent. Fiecare felie va arata procentul din total (ex. Tablou electric — 34%).

Pasul 4 — Titlul diagramei: clic pe titlul implicit si rescrie: Structura costuri materiale — Deviz cablare atelier.

Pasul 5 — Pozitionarea: muti si redimensionezi diagrama langa tabel (clic si drag pe bordura). Diagrama poate fi mutata pe o foaie separata: clic-dreapta → Mutare diagrama → Foaie noua.

Diagrama coloana — compararea valorilor materialelor

Daca vrei sa compari valorile absolute (nu proportiile), alegi Diagrama coloana (Column chart): selectezi B5:B9 si F5:F9 → Inserare → Diagrama coloana 2D grupata. Fiecare material apare ca o bara verticala, usor de comparat vizual. Folosita frecvent in rapoarte lunare si situatii de lucrari.

Regula de alegere: diagrama cerc pentru proportii (din ce este format totalul), diagrama coloana pentru comparatii directe intre categorii. In oferte tehnice se folosesc ambele: cerc pentru structura buget, coloana pentru comparatia intre variante de pret sau furnizori.
5

5. Finalizarea si exportul — de la foaie de calcul la document de oferta

Un deviz sau o oferta tehnica se livreaza clientului intr-un format care sa nu permita modificarea accidentala si care sa se afiseze identic pe orice dispozitiv. PDF este standardul industrial pentru documentele finale.
Export in PDF din Excel — doua metode

Metoda 1 (rapida): Fisier → Salvare ca → tip fisier: PDF (*.pdf) → Salveaza. Excel exporta foaia activa sau intregul registru, in functie de optiunea selectata.

Metoda 2 (cu previzualizare): Fisier → Imprimare (Ctrl+P) → alege imprimanta virtuala "Microsoft Print to PDF" → Imprimare. Poti vedea exact cum va arata pagina si poti ajusta marginile, orientarea si scalarea inainte de export.

Setarea paginii inainte de export: meniu Aspect pagina → Margini (inguste pentru tabele largi) → Orientare Vedere (Landscape daca tabelul are multe coloane) → Scalare → Potrivire pe 1 pagina latime.

Formate de fisier — cand folosesti fiecare

XLSX — formatul implicit Excel 2007 si versiunile ulterioare: salveaza formule, formatari, diagrame, mai multe foi de lucru. Limita: 1.048.576 randuri si 16.384 coloane. Folosit pentru versiunea de lucru interna.

PDF — pentru livrare catre client sau arhivare. Nu se poate edita fara software special. Se deschide pe orice dispozitiv.

CSV (Comma Separated Values) — text simplu, fara formatare, fara formule (salveaza doar valorile calculate). Folosit pentru a importa date intr-un alt sistem (aplicatie de gestiune ERP, baza de date).

XLS — formatul vechi Excel 97-2003. Limita de 65.536 randuri si 256 coloane, mult mai mica decat XLSX. Se foloseste rar, doar pentru compatibilitate cu sisteme foarte vechi.

Sfat profesional: pastreaza intotdeauna doua variante: fisierul XLSX de lucru (cu formule editabile) si fisierul PDF de livrare. Daca clientul cere o modificare, deschizi XLSX, schimbi datele si re-exportezi PDF.
6

6. Recapitulare — fluxul complet al unui document tehnic in Excel

Aceasta lectie a parcurs intregul flux de creare a unui document tehnic profesional in Excel, de la foaie goala pana la fisier PDF livrat clientului. Acelasi flux se aplica oricarui document similar din domeniu.
Fluxul de lucru complet — rezumat pas cu pas

Etapa 1 — Structura: planifici coloanele (Nr., Denumire, U.M., Cantitate, Pret unitar, Valoare, Observatii), stabilesti randurile de date si randurile de totaluri. Cota TVA se stocheaza in celula B1.

Etapa 2 — Date si formule de baza: introduci datele; in coloana Valoare scrii =D5*E5 si extinzi cu manerul de completare in jos; TVA cu referinta absoluta $B$1; SUM pentru subtotal.

Etapa 3 — Functii de analiza: adaugi AVERAGE, MAX, MIN, COUNT intr-o zona de rezumat; IF in coloana Observatii pentru etichete automate.

Etapa 4 — Formatare: format moneda (2 zecimale), antet colorat bold, chenare vizibile, Merge & Center pe titlu, formatare conditionala pe valorile materialelor.

Etapa 5 — Diagrama: selectezi denumirile si valorile cu Ctrl; inserezi diagrama cerc (proportii) sau coloana (comparatii); adaugi etichete procente si titlu descriptiv.

Etapa 6 — Export: setezi pagina (orientare Landscape, margini inguste, scalare pe 1 pagina latime); exporti PDF pentru livrare; pastrezi XLSX pentru editari ulterioare.

Acelasi flux — alte documente tehnice si de servicii

• Fisa de produs — tabel cu specificatii tehnice (cod, dimensiuni, greutate, materiale, pret), sortata dupa cod produs; formatare conditionala pe stocul disponibil.

• Catalog de oferta — produse cu preturi pe cantitati diferite (1 buc, 10 buc, 100 buc); IF pentru marcarea pretului cu discount fata de pretul de lista.

• Situatie de lucrari — structura identica devizului, cu coloane suplimentare: manopera, utilaje, transport; formule care insumeaza toate categoriile.

• Raport lunar de servicii — aceleasi tehnici, cu date din mai multe foi legate prin referinte inter-foi: =Sheet2!F11 citeste valoarea din celula F11 a foii Sheet2.

Concluzie: competentele de calcul tabelar invatate in acest modul (formule, functii, referinte absolute, formatare, diagrame, export PDF) sunt folosite zilnic in domenii tehnice si de servicii: ofertare, gestiune stocuri, rapoarte de productie, situatii financiare. Foaia de calcul este unealta universala a profesionistului tehnic modern.

Exercitii practice

Exercitiul 1 (Nivel minim) — Deviz simplu cu 4 materiale

Deschide Excel si creeaza un deviz pentru amenajarea unui birou cu 4 pozitii la alegere (ex: birou, scaun, dulap, calculator). Coloane obligatorii: Nr. crt., Denumire, U.M., Cantitate, Pret unitar (lei), Valoare (lei). Calculeaza: Valoare = Cantitate x Pret unitar (formula =D5*E5 pentru prima linie, extinsa cu manerul de completare). La final: Subtotal = SUM(coloana Valoare), TVA 19% = Subtotal*19%, Total = Subtotal+TVA. Formateaza coloanele de preturi si valori cu 2 zecimale. Salveaza ca deviz_birou.xlsx.

Exercitiul 2 (Nivel standard) — Oferta tehnica cu referinta absoluta si formatare conditionala

Creeaza o oferta de servicii tehnice cu 6 pozitii (instalare, reparatii sau mentenanta, la alegere). In celula B1 scrie cota TVA (19%). Calculeaza TVA pentru fiecare pozitie si totalul general folosind referinta absoluta $B$1. Adauga o coloana Observatii cu functia IF: daca valoarea serviciului depaseste 500 lei afiseaza "Necesita aprobare", altfel "OK". Aplica formatare conditionala pe coloana Valoare: valori peste 500 lei — fond rosu deschis. Adauga antet colorat bold. Exporta documentul final ca PDF.

Exercitiul 3 (Nivel performanta) — Deviz complet cu diagrama si rezumat pe mai multe foi

Construieste un deviz complet de materiale si manopera pentru un proiect tehnic la alegere (instalatii, reparatii, constructii, IT). Devizul trebuie sa contina: minimum 8 pozitii de materiale si 3 pozitii de manopera, pe foi de lucru separate (foaia "Materiale" si foaia "Manopera"). Pe o a treia foaie ("Rezumat") agregi totalurile din primele doua foi folosind referinte inter-foi (ex. =Materiale!F11). Adauga functiile MIN, MAX, AVERAGE pentru a caracteriza devizul. Creeaza o diagrama coloana care compara valoarea totala a materialelor cu valoarea totala a manoperei. Formateaza profesional si exporta intregul registru ca PDF, asigurandu-te ca toate coloanele se incadreaza pe pagina (optiunea Fit All Columns on One Page).

Ce ai invatat astazi

  • Structura unui deviz de materiale: coloane standard (Nr., Denumire, U.M., Cantitate, Pret unitar, Valoare, Observatii) si randuri de totaluri (Subtotal, TVA, Total general)
  • Formule cu referinte relative (=D5*E5, copiata automat in jos cu manerul de completare) si absolute ($B$1 pentru cota TVA — o singura modificare actualizeaza intregul document)
  • Functii: SUM (subtotal), AVERAGE, MIN, MAX (analiza), COUNT (numar pozitii), IF (etichete conditionale in Observatii)
  • Formatare profesionala: format moneda 2 zecimale, antet colorat bold, chenare vizibile, Merge & Center pe titlu
  • Formatare conditionala: reguli vizuale automate (fond rosu pentru valori care depasesc un prag), fara modificarea datelor
  • Diagrame: cerc (Pie) pentru proportii din total, coloana (Column) pentru comparatii directe; etichete procente si titlu descriptiv
  • Export PDF: setare pagina (orientare, scalare pe 1 pagina latime), doua variante de fisier (XLSX de lucru + PDF de livrare client)
  • Aplicabilitate in domeniu: fise de produs, cataloage de oferta, situatii de lucrari, rapoarte de servicii — acelasi flux

Urmatoarea sectiune

Ai finalizat modulul Calcul Tabelar. Continua cu urmatorul modul din clasa a X-a: Baze de date cu Access — proiectare tabele, chei primare, interogari si rapoarte.

Inapoi la modul →